Privacy

Verwerkersovereenkomst en Privacyverklaring

Hier vind je de Verwerkersovereenkomsten voor Looqin KO, Looqin PO en de privacyverklaring van Onderwijs Maak Je Samen groep B.V., en haar dochterondernemingen (Onderwijs Maak Je Samen Advies & Training, Uitgeverij OMJS, Looqin, Looqin KO en CODO) hierna ook: “Onderwijs Maak Je Samen”. Kijk voor onze contactgegevens onderaan deze privacyverklaring bij het kopje “Wat als u vragen of klachten heeft?” In deze privacyverklaring informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door Onderwijs Maak Je Samen.

Verwerkersovereenkomst Looqin KO

Partijen:

  1. Het bevoegd gezag van «Organisatie», geregistreerd onder LRK-nummer «brin» bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd aan «adres», te («postcode») «plaats», te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door «Contactpersoon» («Functie»), hierna te noemen: “Kinderopvangorganisatie”.

en

  1. De besloten vennootschap Looqin KO B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Kanaaldijk-Zuid 5a, te (5613LE) Eindhoven, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door J.H.J. Christians (Directeur), hierna te noemen: “Verwerker

 

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij

 

Overwegen het volgende:

 

  1. Kinderopvangorganisatie en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Procesgericht Kindvolgsysteem Looqin zal worden gebruikt, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Kinderopvangorganisatie Persoonsgegevens verwerkt.
  2. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

 

Komen het volgende overeen:

 

Artikel 1: Definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

  1. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
  2. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
  3. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
  4. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Kinderopvangorganisatie of Leverancier;
  5. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
  6. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
  7. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
  8. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
  9. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Kinderopvangdeelnemer dat de Kinderopvangdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
  10. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op leersituaties, ten behoeve van het volgen en begeleiden van kinderen in hun ontwikkeling door of namens Kinderopvangorganisaties;
  11. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
  12. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
  13. Kinderopvangdeelnemer: deelnemer in een kinderopvangorganisatie;
  14. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
  15. Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Kinderopvangorganisatie en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Kinderopvangdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
  16. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
  17. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
  18. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Kinderopvangdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
  19. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Kinderopvangdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
  20. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
  21. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
  22. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

 

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst

  1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
  2. De Kinderopvangorganisatie geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Kinderopvangorganisatie. De Instructies van de Kinderopvangorganisatie kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
  3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Kinderopvangorganisatie onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.

 

Artikel 3: Rolverdeling

  1. Kinderopvangorganisatie is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Kinderopvangorganisatie heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
  2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Kinderopvangorganisatie voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Kinderopvangorganisatie in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Kinderopvangorganisatie een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
  3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Kinderopvangorganisatie in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Kinderopvangorganisatie geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
  4. De Kinderopvangorganisatie neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
  5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Kinderopvangorganisatie verricht.
  6. Kinderopvangorganisatie en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.

 

Artikel 4: Privacyconvenant

  1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.

 

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens

  1. Verwerker verplicht zich om de van Kinderopvangorganisatie verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Kinderopvangorganisatie (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Kinderopvangorganisatie voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
  2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
  3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
  4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
  5. In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Kinderopvangorganisatie aangewezen en geselecteerde andere Kinderopvangorganisatie, na een concreet verzoek tot verstrekking van die Kinderopvangorganisatie en op voorwaarde dat deze andere Kinderopvangorganisatie haar administratieve identiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere Kinderopvangorganisatie niet beschikt over een administratieve identiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere Kinderopvangorganisatie verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Kinderopvangorganisatie.

 

Artikel 6: Vertrouwelijkheid

  1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
  2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
    1. voor zover Kinderopvangorganisatie uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
    2. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Kinderopvangorganisatie te verlenen diensten; of
    3. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
  3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, anders dan de in deze overeenkomst opgenomen partijen, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Kinderopvangorganisatie respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Verwerker – tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Kinderopvangorganisatie onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Kinderopvangorganisatie relevante informatie inzake deze verstrekking.
  4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.

 

Artikel 7: Beveiliging en controle

  1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Kinderopvangorganisatie, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
  2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
  3. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
  4. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
  5. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Kinderopvangorganisatie wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
  6. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
  7. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
  8. De Verwerker stelt in goed overleg de Kinderopvangorganisatie in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
  9. In aanvulling op de voorgaande leden heeft de kinderopvangorganisatie te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
  10. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een Verwerker, in overleg met de kinderopvangorganisatie, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
  11. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
  12. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
  13. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Kinderopvangorganisatie wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
  14. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Kinderopvangorganisatie, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.

 

Artikel 8: Datalekken

  1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
  2. Indien Kinderopvangorganisatie of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Datalek. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Kinderopvangorganisatie met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
  3. Verwerker informeert Kinderopvangorganisatie onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
  4. Verwerker stelt bij een Datalek de Kinderopvangorganisatie in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Kinderopvangorganisatie daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
  5. In geval van een Datalek, voldoet Kinderopvangorganisatie aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Kinderopvangorganisatieen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Kinderopvangorganisatieen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Kinderopvangorganisatie onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
  6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Kinderopvangorganisatie de Betrokkenen informeren over het Datalek.
  7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
  8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
  9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Kinderopvangorganisatie conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

 

Artikel 9 Bijstand

  1. Verwerker verleent Kinderopvangorganisatie bijstand bij het doen nakomen van de op Kinderopvangorganisatie rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking – maar niet beperkt – tot:
    1. het – voor zover redelijkerwijs mogelijk – vervullen van de plicht van Kinderopvangorganisatie om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
    2. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
    3. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
    4. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
    5. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
  2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Kinderopvangorganisatie, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
  3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.

 

Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte

  1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Kinderopvangorganisatie daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Kinderopvangorganisatie voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
  2. Indien na toestemming van Kinderopvangorganisatie Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Kinderopvangorganisatie rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

 

Artikel 11: Inschakeling Subverwerker

  1. Kinderopvangorganisatie geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers-overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
  2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Kinderopvangorganisatie in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Kinderopvangorganisatie de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
  3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Kinderopvangorganisatie afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.

 

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

  1. Kinderopvangorganisatie zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
  2. Kinderopvangorganisatie verplicht Verwerker om de in opdracht van Kinderopvangorganisatie Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Kinderopvangorganisatie. De Kinderopvangorganisatie kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
  3. Verwerker zal Kinderopvangorganisatie (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
  4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers-overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

 

Artikel 13: Aansprakelijkheid

  1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
    1. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
    2. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.

Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.

  1. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
  2. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.

 

Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst

  1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
  2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
  3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Kinderopvangorganisatie de keuze hiertoe aanvaardt, de Kinderopvangorganisatie in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
  4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
  5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

 

Artikel 15: Duur en beëindiging

  1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
  2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.

 

 

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

 

Kinderopvangorganisatie,                                                                    Verwerker,

 

 

 

 

 

 

Naam: «Contactpersoon»                                                                     Naam: J.H.J. Christians

Functie: «Functie»                                                                                    Functie: Directeur

Datum:                                                                                                            Datum: 

 

Bijlage 1: Privacybijsluiter

Bijlage 2: Beveiligingsbijlage

BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Gebruik Looqin KO

Kinderopvangorganisaties maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen de kinderopvang. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals kinderopvangdeelnemers). Kinderopvangorganisaties moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft Kinderopvangorganisaties informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt Kinderopvangorganisaties om beter te begrijpen wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Modelverwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Kinderopvangorganisatie aan de Verwerker.

In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Verwerkers zo veel mogelijk op uniforme wijze gebruik maken van de Privacybijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven. Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als volgt genummerd worden: “Bijlage 1A”, “Bijlage 1B”, etc.. Deze Bijlagen worden aan de Verwerkersovereenkomst gehecht.

 

  1. Algemene informatie

Naam product en/of dienst                                                                  : Licentie Looqin KO

Naam Verwerker en vestigingsgegevens                                     : Looqin KO B.V.

Link naar leverancier en/of productpagina                                 : www.looqin.co

Beknopte uitleg en werking product en dienst                         : Digitaal instrument om de ontwikkeling van kinderen op een gestructureerde manier te volgen.

 

Doelgroep                                                                                                     : Kinderopvang

Gebruikers                                                                                                    : Locatiemanagers, Pedagogisch Coaches, pedagogisch medewerkers

 

  1. Omschrijving specifieke diensten

Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:

  1. Het opslaan van door de Kinderopvangorganisatie ingebrachte kindgegevensuit een administratiesysteem (naam, geboortedatum, 

leerjaar, klas/groep, e-mailadres, e-mailadres ouders/verzorgers) en medewerkers (naam, e-mail, klas/groep) 

  1. Het opslaan van door doelgroep (onder a) ingevoerde gegevens met betrekking tot de ontwikkeling (Welbevinden, betrokkenheid, competenties en prestaties) van de kinderen.

 

  1. Doeleinden voor het verwerken van gegevens

De Verwerker is leverancier van:

  1. een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, en
  2. van een Kinderopvang- en kind informatiemiddel.

Ad 1: de volgende doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten kunnen van toepassing zijn:

  1. het met gebruikmaking van het Digitale Onderwijsmiddel geven en volgen van kinderopvang en het begeleiden en volgen van kinderopvangdeelnemers, waaronder:
  • de opslag van leer- en toetsresultaten;
  • het terugontvangen door de Kinderopvangorganisatie van leer- en toetsresultaten;
  • de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een kinderopvangdeelnemer;
  • analyse en interpretatie van leerresultaten;
  • het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen.
  1. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Kinderopvangorganisatie en de Leverancier;
  2. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
  3. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens.
  4. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Kinderopvangorganisatie en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
  5. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Kinderopvangorganisatie;
  6. het door de Kinderopvangorganisatie voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van de kinderopvang te verbeteren.
  7. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
  8. De uitvoering of toepassing van een andere wet

 

  • monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Kinderopvangorganisatie, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van de begeleidingsvorm;
  • het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
  • toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
  • partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;
  • Kinderopvangorganisaties ingeval van overstappen tussen Kinderopvangorganisaties en bij vervolgonderwijs.

 

  1. Categorieën en soorten persoonsgegevens
  2. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:

Van

toepassing

Categorie Toelichting
Ja 1. Contactgegevens

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;

Beperkte set = naam, e-mail, opleiding;

Persoonlijke set = geboortedatum, geslacht;

ja 2. Kinderopvang-deelnemer-nummer een administratienummer dat kinderopvangdeelnemers identificeert
nee 3.Nationaliteit en geboorteplaats  
nee 4. Ouders, voogd gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van kinderopvangdeelnemers
nee 5. Medische gegevens gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor de ontwikkeling;
nee 6. Godsdienst gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor de ontwikkeling;
ja 7. Studievoortgang

gegevens betreffende de aard en het verloop van de ontwikkeling, alsmede de voortgang in ontwikkeling;

te weten:

·       groep / leerjaar / ILT code

·       Ontwikkeling en/of ontwikkeltraject

·       Begeleiding kinderopvangdeelnemers, inclusief handelingplan

ja 8. Kinderopvangorganisatie gegevens met het oog op de organisatie van de kinderopvang en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
nee 9. Financiën gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, opvang en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
nee 10. Beeldmateriaal foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut;
ja 11. Pedagogisch medewerker, pedagogisch coach, locatiemanager gegevens van pedagogisch medewerkers en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het stimuleren van de ontwikkeling;
nee 12 Overige gegevens, te weten …. andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat.
nee 13. BSN/PGN  
ja 14. Keten-ID (ECK-ID) unieke iD voor de ‘educatieve contentketen’. hiermee kunnen Kinderopvangorganisatieen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar kinderopvangdeelnemers of docenten.

 

  1. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):

Persoonsgegevens (volledig dossier) van kinderopvangdeelnemers en gebruikers worden maximaal 2 jaar bewaard na archivering. Tenzij door Kinderopvangorganisatie een andere termijn wordt gevraagd/ingesteld of van rechtswege een andere termijn is vereist.

 

  1. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Nederland

 

  1. Subverwerkers

Kinderopvangorganisatie geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Kinderopvangorganisatie, en Kinderopvangorganisatie daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

 

Oxilion Enschede B.V. Nederland

Taak/dienst: De hosting/opslag van alle persoonsgegevens bewaard in Procesgericht (Kind)volgsysteem Looqin.

 

Zendesk inc, San Francisco California, Verenigde Staten

Taak/Dienst: Informatie verstrekt aan onze helpdesk via de helpfunctie in Procesgericht (Kind)volgsysteem Looqin, gestuurd aan e-mailadressen: support@looqin.co, helpdesk@looqin.eu, hello@looqin.co en hello@looqin.nl, wordt opgeslagen bij Zendesk ten behoeve van communicatie en uitwisseling tussen gebruiker en helpdesk medewerker. Zendesk is gecertificeerd onder het Privacy Schild (https://www.privacyshield.gov). Deze certificering toont aan dat zij de principes van privacybescherming voor de verzending van Europese gegevens naar de Verenigde Staten naleven.

 

  1. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij de functionaris gegevensbescherming van Onderwijs Maak Je Samen groep:
Door een e-mail te sturen naar privacy@onderwijsmaakjesamen.nl
Of door te bellen met de helpdesk van Looqin: 0492 – 52 09 71

 

  1. Versie

Looqin KO 1.0 (september 2018)

 

BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE[1]

 

NOOT: Looqin is als Verwerker overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van de maatregelen die Looqin treft. Op dit moment worden deze maatregelen getoetst en derhalve zullen de resultaten van deze toetsing (in een rapportage) later worden gepubliceerd.

 

 

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7 Verwerkersovereenkomst

  1. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.

Verwerker hanteert een autorisatiebeleid om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke Persoonsgegevens. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Hieronder wordt uitgewerkt welke (groepen) medewerkers van de Bewerker toegang hebben tot welke Persoonsgegevens, inclusief een omschrijving van handelingen die deze medewerkers uit mogen voeren met de persoonsgegevens.

 

Groepen van medewerkers en Persoonsgegevens: Handelingen:
Eerstelijns helpdesk, medewerkers van een eerstelijns helpdesk fungeren als aanspreekpunt. Ze beantwoorden ‘basisvragen’, verwijzen mensen door en maken indien nodig melding van inhoudelijke vragen of incidenten met indien relevant de desbetreffende leerling. Ondersteuning van de eindgebruiker.
Tweedelijns support, medewerkers van een tweedelijns support zijn de experts en/of de ontwikkelaars van de applicatie. Zij beantwoorden zowel basis- als inhoudelijke vragen, analyseren incidenten (leerlinggegevens) en lossen op en koppelen dat ook weer terug naar de melder. Ondersteuning van de eindgebruiker en na toestemming verdere ondersteuning met inzage of analyseren van het incident
Analisten/ deskundigen op het gebied van ontwikkeling van het product hebben toegang tot geanonimiseerde sets van resultaten van gebruik van het product, eventuele problemen/fouten bij gebruik Analyse van het gebruik, gericht op verbetering van de functionaliteit, ontwikkeling en optimalisatie van, opsporing en verbetering van fouten in de werking van het product
IT-databasebeheerders hebben toegang tot de databases. De handelingen van IT-databasebeheerders zijn gericht op continuïteit en optimalisatie van ICT- systemen.

 


  1. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.

 

Looqin maakt gebruik van het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA.
Bron: https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/certificeringsschema-informatiebeveiliging-en-privacy- rosa/certificeringsschema-informatiebeveiliging-en-privacy-rosa/

 

Looqin zal dit certificeringsschema gebruiken als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy voor haar instrumenten: Looqin Volgsystemen. Hieronder staat een voorbeeldrapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. De uitkomsten van de toetsen zullen in deze rapportage worden toegevoegd.

 

Toetsvorm interne audit
Uitvoerder toets [Organisatie, naam en functie uitvoerder]
BIV-classificatie [Beschikbaarheid=1/2/3, Integriteit=1/2/3, Vertrouwelijkheid=1/2/3]
Categorie Maatregelen Compliance Uitleg
   

[Voldaan/

niet voldaan/ alternatieve maatregel]

 
Beschikbaarheid Overbelasting    
  Business continuity    
  Ontwerp    
  Monitoring    
  Testen    

 

  Software    
  Actuele dreigingen    
Integriteit Herleidbaarheid (gebruikers)    
  Backup    
  Application controls    
  Onweerlegbaarheid    
  Herleidbaarheid (technisch beheer)    
  Controle integriteit    
  Onweerlegbaarheid    
  Actuele dreigingen    
Vertrouwelijkheid Levenscyclus gegevens    
  Logische toegang    
  Fysieke toegang    
  Netwerk toegang    
  Scheiding omgevingen    
  Transport en fysieke opslag    
  Logging    
  Toetsing    
Actuele dreigingen    

 

Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen

  • Looqin heeft een coördinator voor informatiebeveiliging (security officer) om risico’s omtrent de Verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
  • Looqin heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.

Medewerkers

  • Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.

 

III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Kinderopvangorganisatie.

Het beveiligingsbeleid van Looqin voorziet in interne processen om kwetsbaarheden te identificeren.

 

Rapportage

Looqin actualiseert deze informatie voortdurend en informeert gebruikers over wijzigingen in de getroffen maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik via publicatie binnen de applicaties.

In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk van Looqin via +31(0)492 52 09 71.

 

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

De wijze waarop monitoring en identificatie van Datalekken plaatsvindt

Looqin monitort 24/7 haar dienstverlening en heeft de in Bijlage 2 opgenomen maatregelen getroffen om ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot gegevens te voorkomen en te identificeren. Signalen die duiden op een Datalek worden beoordeeld door de security officer van Looqin, die analyseert of sprake kan zijn van een Datalek.

 

De wijze waarop informatie wordt gedeeld:

Wanneer zich een Datalek voordoet, wordt de Verwerkingsverantwoordelijke Kinderopvangorganisatie door of namens Looqin in beginsel binnen binnen 24 uur na vaststelling dat sprake is van een Datalek per e-mail geïnformeerd. Afhankelijk van de situatie, kan ook informatie worden gedeeld via onze website en officiële sociale mediakanalen en/of officiële distributeurs en/of handelsagenten.

Voor vervolgacties of vragen kan telefonisch of per e-mail contact worden opgenomen met onze helpdesk via de in de Privacy Bijsluiter opgenomen gegevens.

 

Looqin deelt ten minste de volgende informatie wanneer zich een Datalek voordoet:

  • De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
  • De oorzaak van het beveiligingsincident;
  • De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
  • Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
  • De omvang van de groep betrokkenen;
  • Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
  • Indien een concrete situatie zich daartoe leent, dan kan Looqin een (eerste) melding van een Datalek doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Kinderopvangorganisatie wordt hierover geïnformeerd en blijft ook in dit geval eindverantwoordelijk voor de melding.
  • Versie
  • Deze bijlage is voor het laatst bijgewerkt op 8 juni 2018.

 

 

 

[1] Op basis van sjabloon: Vereniging Digitale Onderwijs Dienstverleners (VDOD)

 

Verwerkersovereenkomst Looqin PO

Verwerkersovereenkomst Looqin

Partijen:

  1. Het bevoegd gezag van «Organisatie», geregistreerd onder BRIN-nummer «brin» bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan «adres», te («postcode») «plaats», te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door «Contactpersoon» («Functie»), hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.

en

  1. De besloten vennootschap Looqin B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Steenovenweg 50, te (5708HN) Helmond, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door J.H.J. Christians (Directeur), hierna te noemen: “Verwerker

 

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij

 

Overwegen het volgende:

 

  1. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Procesgericht Kindvolgsysteem Looqin zal worden gebruikt, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
  2. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

 

Komen het volgende overeen:

 

Artikel 1: Definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

  1. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
  2. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
  3. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
  4. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
  5. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
  6. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
  7. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
  8. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
  9. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
  10. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
  11. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
  12. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
  13. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
  14. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
  15. Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
  16. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
  17. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
  18. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
  19. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
  20. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
  21. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
  22. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

 

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst

  1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
  2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
  3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.

 

Artikel 3: Rolverdeling

  1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
  2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
  3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
  4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
  5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
  6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.

 

Artikel 4: Privacyconvenant

  1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.

 

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens

  1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
  2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
  3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
  4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
  5. In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en geselecteerde andere onderwijsinstelling, na een concreet verzoek tot verstrekking van die onderwijsinstelling en op voorwaarde dat deze andere onderwijsinstelling haar administratieve onderwijsidentiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere onderwijsinstelling niet beschikt over een administratieve onderwijsidentiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere onderwijsinstelling verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Onderwijsinstelling.

 

Artikel 6: Vertrouwelijkheid

  1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
  2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
    1. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
    2. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
    3. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
  3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, anders dan de in deze overeenkomst opgenomen partijen, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Verwerker – tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
  4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.

 

Artikel 7: Beveiliging en controle

  1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
  2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
  3. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
  4. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
  5. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
  6. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
  7. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
  8. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
  9. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
  10. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
  11. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
  12. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
  13. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
  14. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.

 

Artikel 8: Datalekken

  1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
  2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Datalek. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
  3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
  4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
  5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
  6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
  7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
  8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
  9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

 

Artikel 9 Bijstand

  1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking – maar niet beperkt – tot:
    1. het – voor zover redelijkerwijs mogelijk – vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
    2. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
    3. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
    4. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
    5. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
  2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
  3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.

 

Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte

  1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
  2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

 

Artikel 11: Inschakeling Subverwerker

  1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers-overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
  2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
  3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.

 

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

  1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
  2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
  3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
  4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers-overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

 

Artikel 13: Aansprakelijkheid

  1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
    1. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
    2. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.

Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.

  1. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
  2. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.

 

Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst

  1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
  2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
  3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
  4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
  5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

 

Artikel 15: Duur en beëindiging

  1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
  2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.

 

 

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

 

Onderwijsinstelling,                                                                                 Verwerker,

 

 

 

 

 

 

Naam: «Contactpersoon»                                                                                       Naam: J.H.J. Christians

Functie: «Functie»                                                                                    Functie: Directeur

Datum:                                                                                                            Datum:

 

Bijlage 1: Privacybijsluiter

Bijlage 2: Beveiligingsbijlage

BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Gebruik Looqin PO/KVS

Onderwijsinstellingen maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers). Onderwijsinstellingen moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft onderwijsinstellingen informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt Onderwijsinstellingen om beter te begrijpen wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Modelverwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Onderwijsinstelling aan de Verwerker.

In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Verwerkers zo veel mogelijk op uniforme wijze gebruik maken van de Privacybijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven. Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als volgt genummerd worden: “Bijlage 1A”, “Bijlage 1B”, etc.. Deze Bijlagen worden aan de Verwerkersovereenkomst gehecht.

 

  1. Algemene informatie

Naam product en/of dienst                                                                  : Licentie Looqin PO/KVS

Naam Verwerker en vestigingsgegevens                                     : Looqin B.V. Helmond

Link naar leverancier en/of productpagina                                 : www.looqin.co

Beknopte uitleg en werking product en dienst                         : Digitaal instrument om de ontwikkeling van  kinderen op een gestructureerde manier te volgen.

 

Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw)                  : Primair Onderwijs

Gebruikers                                                                                                    Schoolleiders, Intern begeleiders/Leerkrachten/leerlingen/(ouders/verzorgers)

 

  1. Omschrijving specifieke diensten

Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:

  1. Het opslaan van door de onderwijsinstelling ingebrachte leerlinggegevensuit een Leerlingadministratiesysteem (naam, geboortedatum, leerjaar, klas/groep, e-mailadres, e-mailadres ouders/verzorgers) en medewerkers (naam, e-mail, klas/groep) 
  2. Het opslaan van door doelgroep (onder a) ingevoerde gegevens met betrekking tot de ontwikkeling (Welbevinden, betrokkenheid, competenties en prestaties) van de leerlingen.

 

  1. Doeleinden voor het verwerken van gegevens

De Verwerker is leverancier van:

  1. een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, en
  2. van een School- en Leerlinginformatiemiddel.

Ad 1: de volgende doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten kunnen van toepassing zijn:

  1. het met gebruikmaking van het Digitale Onderwijsmiddel geven en volgen van onderwijs en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers, waaronder:
  • de opslag van leer- en toetsresultaten;
  • het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten;
  • de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
  • analyse en interpretatie van leerresultaten;
  • het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen.
  1. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
  2. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
  3. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens.
  4. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
  5. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
  6. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.
  7. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
  8. De uitvoering of toepassing van een andere wet

 

  • monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vorm) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;
  • het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
  • toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
  • samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs, regionale overstappen;
  • partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;
  • Onderwijsinstellingen ingeval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.

 

  1. Categorieën en soorten persoonsgegevens
  2. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:

Van

toepassing

Categorie Toelichting
Ja 1. Contactgegevens

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;

Beperkte set = naam, e-mail, opleiding;

Persoonlijke set = geboortedatum, geslacht;

ja 2. Onderwijs-deelnemer-nummer een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
nee 3.Nationaliteit en geboorteplaats  
nee 4. Ouders, voogd gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers
nee 5. Medische gegevens gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
nee 6. Godsdienst gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
ja 7. Studievoortgang

gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten;

te weten:

·       klas / leerjaar / ILT code

·       Studievoortgang en/of Studietraject

·       Begeleiding onderwijsdeelnemers, inclusief handelingplan

ja 8. Onderwijsorganisatie gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
nee 9. Financiën gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
nee 10. Beeldmateriaal foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut;
ja 11. Docent, zorg-coördinator, intern begeleider, decaan, mentor gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
nee 12 Overige gegevens, te weten …. andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat.
nee 13. BSN/PGN  
ja 14. Keten-ID (ECK-ID) unieke iD voor de ‘educatieve contentketen’. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten.

 

  1. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):

Persoonsgegevens (volledig dossier) van onderwijsdeelnemers en gebruikers worden maximaal 2 jaar bewaard na archivering. Tenzij door onderwijsinstelling een andere termijn wordt gevraagd/ingesteld of van rechtswege een andere termijn is vereist.

 

  1. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens: Nederland

 

  1. Subverwerkers

Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

 

Oxilion Enschede B.V. Nederland

Taak/dienst: De hosting/opslag van alle persoonsgegevens bewaard in Procesgericht (Kind)volgsysteem Looqin.

 

Zendesk inc, San Francisco California, Verenigde Staten

Taak/Dienst: Informatie verstrekt aan onze helpdesk via de helpfunctie in Procesgericht (Kind)volgsysteem Looqin, gestuurd aan e-mailadressen: support@looqin.co, helpdesk@looqin.eu, hello@looqin.co en hello@looqin.nl, wordt opgeslagen bij Zendesk ten behoeve van communicatie en uitwisseling tussen gebruiker en helpdesk medewerker. Zendesk is gecertificeerd onder het Privacy Schild (https://www.privacyshield.gov). Deze certificering toont aan dat zij de principes van privacybescherming voor de verzending van Europese gegevens naar de Verenigde Staten naleven.

 

  1. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij de functionaris gegevensbescherming van Onderwijs Maak Je Samen groep:
Door een e-mail te sturen naar privacy@onderwijsmaakjesamen.nl
Of door te bellen met de helpdesk van Looqin: 0492 – 52 09 71

 

  1. Versie

Looqin PO/KVS 2.0 (mei 2018)

 

BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE[1]

 

NOOT: Looqin is als Verwerker overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van de maatregelen die Looqin treft. Op dit moment worden deze maatregelen getoetst en derhalve zullen de resultaten van deze toetsing (in een rapportage) later worden gepubliceerd.

 

 

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7 Verwerkersovereenkomst

  1. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.

Verwerker hanteert een autorisatiebeleid om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke Persoonsgegevens. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Hieronder wordt uitgewerkt welke (groepen) medewerkers van de Bewerker toegang hebben tot welke Persoonsgegevens, inclusief een omschrijving van handelingen die deze medewerkers uit mogen voeren met de persoonsgegevens.

 

Groepen van medewerkers en Persoonsgegevens: Handelingen:
Eerstelijns helpdesk, medewerkers van een eerstelijns helpdesk fungeren als aanspreekpunt. Ze beantwoorden ‘basisvragen’, verwijzen mensen door en maken indien nodig melding van inhoudelijke vragen of incidenten met indien relevant de desbetreffende leerling. Ondersteuning van de eindgebruiker.
Tweedelijns support, medewerkers van een tweedelijns support zijn de experts en/of de ontwikkelaars van de applicatie. Zij beantwoorden zowel basis- als inhoudelijke vragen, analyseren incidenten (leerlinggegevens) en lossen op en koppelen dat ook weer terug naar de melder. Ondersteuning van de eindgebruiker en na toestemming verdere ondersteuning met inzage of analyseren van het incident
Analisten/ deskundigen op het gebied van ontwikkeling van het product hebben toegang tot geanonimiseerde sets van resultaten van gebruik van het product, eventuele problemen/fouten bij gebruik Analyse van het gebruik, gericht op verbetering van de functionaliteit, ontwikkeling en optimalisatie van, opsporing en verbetering van fouten in de werking van het product
IT-databasebeheerders hebben toegang tot de databases. De handelingen van IT-databasebeheerders zijn gericht op continuïteit en optimalisatie van ICT- systemen.

 


  1. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.

 

Looqin maakt gebruik van het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA.
Bron: https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/certificeringsschema-informatiebeveiliging-en-privacy- rosa/certificeringsschema-informatiebeveiliging-en-privacy-rosa/

 

Looqin zal dit certificeringsschema gebruiken als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy voor haar instrumenten: Looqin Volgsystemen. Hieronder staat een voorbeeldrapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. De uitkomsten van de toetsen zullen in deze rapportage worden toegevoegd.

 

Toetsvorm interne audit
Uitvoerder toets [Organisatie, naam en functie uitvoerder]
BIV-classificatie [Beschikbaarheid=1/2/3, Integriteit=1/2/3, Vertrouwelijkheid=1/2/3]
Categorie Maatregelen Compliance Uitleg
   

[Voldaan/

niet voldaan/ alternatieve maatregel]

 
Beschikbaarheid Overbelasting    
  Business continuity    
  Ontwerp    
  Monitoring    
  Testen    

 

  Software    
  Actuele dreigingen    
Integriteit Herleidbaarheid (gebruikers)    
  Backup    
  Application controls    
  Onweerlegbaarheid    
  Herleidbaarheid (technisch beheer)    
  Controle integriteit    
  Onweerlegbaarheid    
  Actuele dreigingen    
Vertrouwelijkheid Levenscyclus gegevens    
  Logische toegang    
  Fysieke toegang    
  Netwerk toegang    
  Scheiding omgevingen    
  Transport en fysieke opslag    
  Logging    
  Toetsing    
Actuele dreigingen    

 

Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen

  • Looqin heeft een coördinator voor informatiebeveiliging (security officer) om risico’s omtrent de Verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
  • Looqin heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.

Medewerkers

  • Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.

 

III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

Het beveiligingsbeleid van Looqin voorziet in interne processen om kwetsbaarheden te identificeren.

 

Rapportage

Looqin actualiseert deze informatie voortdurend en informeert gebruikers over wijzigingen in de getroffen maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik via publicatie binnen de applicaties.

In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk van Looqin via +31(0)492 52 09 71.

 

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

De wijze waarop monitoring en identificatie van Datalekken plaatsvindt

Looqin monitort 24/7 haar dienstverlening en heeft de in Bijlage 2 opgenomen maatregelen getroffen om ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot gegevens te voorkomen en te identificeren. Signalen die duiden op een Datalek worden beoordeeld door de security officer van Looqin, die analyseert of sprake kan zijn van een Datalek.

 

De wijze waarop informatie wordt gedeeld:

Wanneer zich een Datalek voordoet, wordt de Verwerkingsverantwoordelijke onderwijsinstelling door of namens Looqin in beginsel binnen binnen 24 uur na vaststelling dat sprake is van een Datalek per e-mail geïnformeerd. Afhankelijk van de situatie, kan ook informatie worden gedeeld via onze website en officiële sociale mediakanalen en/of officiële distributeurs en/of handelsagenten.

Voor vervolgacties of vragen kan telefonisch of per e-mail contact worden opgenomen met onze helpdesk via de in de Privacy Bijsluiter opgenomen gegevens.

 

Looqin deelt ten minste de volgende informatie wanneer zich een Datalek voordoet:

  • De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
  • De oorzaak van het beveiligingsincident;
  • De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
  • Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
  • De omvang van de groep betrokkenen;
  • Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
  • Indien een concrete situatie zich daartoe leent, dan kan Looqin een (eerste) melding van een Datalek doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Onderwijsinstelling wordt hierover geïnformeerd en blijft ook in dit geval eindverantwoordelijk voor de melding.
  • Versie
  • Deze bijlage is voor het laatst bijgewerkt op 8 juni 2018.

 

 

 

[1] Op basis van sjabloon: Vereniging Digitale Onderwijs Dienstverleners (VDOD)

 

Korte privacyverklaring

Versie 26 juni 2018

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder de volgende doeleinden:

  • Het kunnen leveren van onze belangrijkste diensten:
  • Advisering en scholing
  • Verzorgen van studiereizen
  • Verkoop van uitgaven via onze webwinkel
  • Volgen van de ontwikkeling van kinderen en volwassenen via ons kindvolgsysteem Looqin
  • (Web)apps ter ondersteuning van onderwijs

We delen sommige gegevens met andere partijen (ontvangers).

De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens. Deze zijn verderop in deze verklaring verder uiteengezet.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

 

  • Voor identificatiedoeleinden
  • Voor het aanspreken met de juiste titel
  • Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
  • Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  • Om onze klanten op de hoogte te houden van de registratie, de boeking en/of bestelling
  • Om met onze klanten te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten
  • Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie
  • Om de bestelling te kunnen verwerken
  • Om interessante aanbiedingen te doen op basis van bestellingen die in het verleden zijn gedaan
  • Voor het per post op de hoogte houden van ons aanbod, aanbiedingen, nieuws, acties en voor klantonderzoeken
  • Het per email op de hoogte houden van ons aanbod, nieuws en acties en zo nu en dan voor klantonderzoeken
  • Om de browser en/of het apparaat te herkennen.
  • Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website
  • Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken
  • Om het surf- en klikgedrag op onze website te volgen en zo onze website te verbeteren, gebruikersvriendelijk en interessanter te maken
Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

Uw toestemming.

De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die wij met u hebben, of waarbij u partij bent.

De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting.

De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende “gerechtvaardigde belangen”:

  • Ons belang om een (commerciële) relatie te onderhouden met onze klanten.
  • Ons commerciële belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en onze klanten en hun wensen.
Bent u verplicht de gegevens te verstrekken?

Ja, sommige gegevens vragen wij u verplicht op te geven. Wanneer u deze gegevens niet aan ons wilt geven, dan kunnen wij de overeenkomst met u niet aangaan.

Wij hebben deze gegevens nodig om de overeenkomst met u aan te kunnen gaan en uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld voor de levering van uw bestelling of voor het versturen van een factuur.

Aan wie geven wij uw gegevens door?

Wij gebruiken uw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen:

We delen de gegevens met de volgende soorten partijen:

  • ICT-bedrijven. Wij maken gebruik van ICT-bedrijven voor hosting en cloudservices, die de gegevens opslaan en beheren. Deze ICT-bedrijven zijn gevestigd in Nederland.
  • Leveranciers. Via onze website kan je producten en/of diensten van andere partijen bestellen en boeken. Wanneer er een “match” is en je een bestelling of boeking doet moeten wij jouw gegevens doorgeven aan de betreffende partij zodat deze de bestelling of boeking kan afronden. Wij geven niet meer gegevens door dan nodig is voor het afronden van de bestelling of boeking. Deze partijen zijn gevestigd in Nederland.
  • Groepsmaatschappijen. Wij geven de gegevens door aan onze groepsmaatschappij(en) voor de hiervoor genoemde doeleinden. Deze groepsmaatschappijen zijn Onderwijs Maak Je Samen Advies & Training B.V., Uitgeverij Onderwijs Maak Je Samen B.V., Looqin B.V., Looqin KO B.V. en CODO B.V. en zijn gevestigd in Helmond en Eindhoven, Nederland.
  • Accountant/ boekhouder. De gegevens die op de factuur staan moeten wij doorgeven aan onze accountant Zwanenberg Advies Heesch B.V.. Onze boekhouder/ accountant is gevestigd in Heesch, Nederland.
  • Incassobureau. Wij kunnen een opeisbare vordering (factuurbedrag) uit handen geven aan ons incassobureau (Juristu Incasso Juristen). Daarbij zullen we alleen de gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de incassowerkzaamheden. Het incassobureau is gevestigd in Amsterdam, Nederland.
  • Advertentiepartners. Wij kunnen aan andere partijen informatie over uw surfgedrag op onze website doorgeven zodat zij dat kunnen analyseren en zij u op maat gemaakte en relevante advertenties kunnen tonen. Dit doen we door middel van een of meer cookies. Hiervoor vragen wij altijd van u een “opt-in”. Deze partijen zijn gevestigd in Nederland.
  • Overheidsinstanties. We kunnen verplicht worden om gegevens af te staan aan Nederlandse overheidsinstanties.
Worden uw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, wij geven uw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

Ontvangen wij uw gegevens van andere partijen?

Ja, wij ontvangen de hierna aangegeven gegevens van de volgende partijen:

  • Expertisecentrum ErvaringsGericht Onderwijs van de KU Leuven (België)
  • CEGO Vorming & Consult (België)
  • Hogescholen en universiteiten ten behoeve van onderzoek in opdracht van deze partijen
  • Scholen ten behoeve van het gebruik van Looqin.
Welke gegevens ontvangen wij van andere partijen?

Wij ontvangen de volgende (soort) gegevens:

  • Voornaam en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Leerlingnummer
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verzamelen, ontvangen en/of gebruiken.

In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

 

Soort gegevens Bewaartermijn
Klantgegevens (NAW gegevens, email adres, telefoonnummer) Tot 2 jaar na de laatste transactie, of zolang als u het account hebt bij een van de diensten van Onderwijs Maak Je Samen of haar dochters.
Factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens 7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Accountgegevens (inlognaam, wachtwoorden) Zolang als u het accounthebt bij een van de diensten van Onderwijs Maak Je Samen of haar dochters.
Bestelgeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen). Zolang als u het accounthebt bij een van de diensten van Onderwijs Maak Je Samen of haar dochters.
Cameraopnamen Maximaal 4 weken na de opnamen
Correspondentie Zolang als u een overeenkomst of andere relatie met ons hebt en tot 2 jaar daarna.
IP adres Tot 6 maanden na het laatste websitebezoek.
Informatie over surfgedrag Tot 6 maanden na het laatste websitebezoek.
Cookie ID’s Kijk in onze cookieverklaring.
Reviews Zolang de review relevant is.
Informatie die u op de website invoert om op de website te tonen. Zolang de informatie relevant is om op de website te tonen.
Informatie die verband houdt met een juridische procedure. Zolang dat nodig is voor het voeren van de juridische procedure of voor het vaststellen van onze rechten in een juridische procedure.
Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
  • om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
  • om incorrecte gegevens te laten corrigeren;
  • om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt;
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen;
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten “beperken”;
  • in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
  • om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
  • als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van onze dienst), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  • een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij “Wat als u vragen of klachten heeft?”

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

De meeste van uw gegevens vindt u terug in uw eigen account. U kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in uw account staan, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen (zie: “Wat als ik vragen of klachten heb”?).

Als we uw gegevens gebruiken voor direct marketing doeleinden en u vraagt ons dat gebruik te staken, zullen wij dat doen.

In elektronische commerciële berichten is altijd een afmeldknop opgenomen zodat u zich kunt afmelden van het ontvangen van die berichten.

Wat als u vragen of klachten heeft?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Onderwijs Maak Je Samen groep B.V.
Steenovenweg 50, 5708 HN Helmond
+31 (0)492881157
info@onderwijsmaakjesamen.nl

U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming:
privacy@onderwijsmaakjesamen.nl

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 25 mei 2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.